Komunikasi Dalam Organisasi


KOMUNIKASI ORGANISASI

A.     Definisi
Ø Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau ‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”.  Atau dengan ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Ø Ketika dua orang sedang bersama, mereka berkomunikasi secara terus menerus karena mereka tidak dapat berperilaku. PALO ALTO sangat percaya bahwa seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi (Palo Alto)
Ø Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar idividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan. (Himstreet & Baty)
Ø Everet M. Roger dalam bukunya Communication in Organization, mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas.
Ø  Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Ø Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan

B.     Unit Komunikasi
·      Suatu sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” .
·      Dalam suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang.
·      Dalam suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] .
·         Unit mendasar komunikasi organisasi adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan, menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar yang sesuai dengan keadaan orang tsb.

C.     Proses Komunikasi
Secara garis besar proses komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu :
1.      Komunikasi Internal
2.      Komunikasi Eksternal

1.      Komunikasi Internal
a.       Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya.  Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah ini adalah:
ü  Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
ü  Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale)
ü  Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
ü  Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b.      Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate) mengirim pesan kepada atasannya.  Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas ini adalah:
ü  Penyampaian informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
ü  Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan
ü  Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
ü  Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya.
c.       Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara.  Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah:
ü  Memperbaiki koordinasi tugas
ü  Upaya pemecahan masalah
ü  Saling berbagi informasi
ü  Upaya pemecahan konflik
ü  Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
2.      Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja. Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a.       Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release; artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet; poster; konferensi pers.
b.      Komunikasi dari khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi.

D.     Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi
1.      Saluran komunikasi formal
SKF mempengaruhi efektivitas komunikasi dengan 2 cara, yaitu:
ü  Liputan saluran Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi
ex. Komunikasi  efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar
ü  SKF dapat menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi
ex. Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu langsung pada manager/direktur

2.      Struktur wewenang organisasi
Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dlm organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg seseorang serta isi & ketepatan komunikasi
3.      Spesialisasi jabatan
ü  Para anggota suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan, waktu dan gaya yang sama
ü  Komunikasi antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat
4.      Pemilikan informasi
ü  Individu yang mempunyai informasi khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka
ü  Ex. Kepala bidang perawatan, kepala tata usaha

E.      Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial, komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi, yaitu:
1.      Fungsi informatif
Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing system).  Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.  Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi.  Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2.      Fungsi Regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.  Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
a.       Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan.  Disamping itu mereka juga mempunyai kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana semestinya.  Namun demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
ü  Keabsahan pimpinan dalam penyampaikan perintah.
ü  Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
ü  Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
ü  Tingkat kredibilitas pesan yang diterima bawahan.

b.      Berkaitan dengan pesan atau message.  Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja.  Artinya, bawahan membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk dilaksanakan.

3.      Fungsi Persuasif
Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan.  Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah.  Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

4.      Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik.  Ada dua saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter, buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga ataupun kegiatan darmawisata.  Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

0 komentar:

Poskan Komentar

Translate

Diberdayakan oleh Blogger.

Copyright © / Perawat Hati

Template by : Urangkurai / powered by :blogger