KOMUNIKASI ORGANISASI
A. Definisi
Ø Komunikasi berasal dari bahasa latin “communis” atau
‘common” dalam Bahasa Inggris yang berarti sama. Berkomunikasi berarti kita
berusaha untuk mencapai kesamaan makna, “commonness”. Atau dengan
ungkapan yang lain, melalui komunikasi kita mencoba berbagi informasi, gagasan
atau sikap kita dengan partisipan lainnya.
Ø Ketika dua orang sedang bersama, mereka berkomunikasi secara
terus menerus karena mereka tidak dapat berperilaku. PALO ALTO sangat percaya
bahwa seseorang tidak dapat tidak berkomunikasi (Palo Alto)
Ø Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar
idividu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol,
sinyal-sinyal maupun perilaku atau tindakan. (Himstreet & Baty)
Ø Everet M. Roger dalam bukunya Communication in Organization,
mendefinisikan organisasi sebagai suatu sistem yang mapan dari mereka yang
bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan
pembagian tugas.
Ø Komunikasi Organisasi dapat
didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan
di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Ø Suatu
organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis
antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan
B. Unit Komunikasi
·
Suatu
sistem didefinisikan oleh Pool [1973] sebagai “setiap entitas berkelanjutan
yang mampu berada dalam dua keadaan atau lebih” .
·
Dalam
suatu sistem komunikasi, keadaan itu adalah hubungan antara orang-orang.
·
Dalam
suatu sistem komunikasi organisasi keadaan tsb adalah hubungan antara orang-orang
dalam jabatan-jabatan [posisi-posisi] .
·
Unit
mendasar komunikasi organisasi
adalah seseorang dalam suatu jabatan. Orang bisa disosialisasikan oleh jabatan,
menciptakan suatu lingkaran yang lebih sesuai dengan keadaan jabatan, pada saat
yang sama jabatan tsb dipersonalisasikan, menghasilkan suatu figur atau gambar
yang sesuai dengan keadaan orang tsb.
C. Proses Komunikasi
Secara garis besar proses
komunikasi di bagi menjadi dua, yaitu :
1.
Komunikasi Internal
2.
Komunikasi Eksternal
1.
Komunikasi Internal
a.
Downward communication, yaitu komunikasi yang berlangsung
ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada
bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari
atas ke bawah ini adalah:
ü
Pemberian
atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction)
ü
Penjelasan
dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job
retionnale)
ü
Penyampaian
informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices)
ü
Pemberian
motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
b.
Upward communication, yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan (subordinate)
mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke
atas ini adalah:
ü
Penyampaian
informai tentang pekerjaan pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan
ü
Penyampaian
informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat
diselesaikan oleh bawahan
ü
Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan
ü
Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri
maupun pekerjaannya.
c.
Horizontal communication, yaitu tindak komunikasi ini berlangsung di antara para
karyawan ataupun bagian yang memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus
komunikasi horisontal ini adalah:
ü
Memperbaiki
koordinasi tugas
ü
Upaya
pemecahan masalah
ü
Saling berbagi informasi
ü
Upaya pemecahan konflik
ü
Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
2.
Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal organisasi
adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar
organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh
kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri
oleh pimpinan hanyalah terbatas pada hal-hal yang ianggap sangat penting saja.
Komunikasi eksternal terdiri dari jalur secara timbal balik:
a.
Komunikasi dari
organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat
informatif, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa memiliki
keterlibatan, setidaknya ada hubungan batin. Komunikasi ini dapat melalui
berbagai bentuk, seperti: majalah organisasi; press release;
artikel surat kabar atau majalah; pidato radio; film dokumenter; brosur; leaflet;
poster; konferensi pers.
b.
Komunikasi dari
khalayak kepada organisasi. Komunikasi dari khalayak kepada organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan dan komunikasi yang dilakukan
oleh organisasi.
D. Faktor yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi
1.
Saluran komunikasi formal
SKF mempengaruhi
efektivitas komunikasi dengan 2 cara, yaitu:
ü Liputan saluran
Formal makin melebar sesuai dg tumbang organisasi
ex. Komunikasi
efektif sulit dicapai dlm organisasi yg besar dan cabang2nya menyebar
ü SKF dapat
menghambat aliran informasi antar tingkat organisasi
ex. Penyampaian informasi dari tingkat bawah dapat
disampaikan pada petugas diatasnya, tdk selalu langsung pada manager/direktur
2.
Struktur
wewenang organisasi
Perbedaan kekuasaan dan kedudukan (status) dlm
organisasi akan menentukan pihak2 yang berkomunikasi dg seseorang serta isi
& ketepatan komunikasi
3.
Spesialisasi
jabatan
ü Para anggota
suatu kelompok kerja yang sama akan cenderung berkomunikasi dg istilah, tujuan,
waktu dan gaya yang sama
ü Komunikasi
antar kelompok yang berbeda cenderung terhambat
4.
Pemilikan
informasi
ü Individu yang
mempunyai informasi khusus dan pengetahuan ttg pekerjaan mereka
ü Ex. Kepala
bidang perawatan, kepala tata usaha
E.
Fungsi Komunikasi Dalam
Organisasi
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut akan melibatkan empat fungsi,
yaitu:
1.
Fungsi
informatif
Organisasi
dapat dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi (information-processing
system). Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi berharap dapat
memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi
yang didapat memungkinkan setiap anggota organisasi dapat melaksanakan
pekerjaannya secara lebih pasti informasi pada dasarnya dibutuhkan oleh semua
orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.
Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu
kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam
organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi tentang
jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2.
Fungsi
Regulatif
Fungsi
regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi. Pada semua lembaga atau organisasi, ada dua hal yang berpengaruh
terhadap fungsi regulatif ini, yaitu:
a.
Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran
manajemen yaitu mereka yang memiliki kewenangan untuk mengendalikan semua
informasi yang disampaikan. Disamping itu mereka juga mempunyai
kewenangan untuk memberikan instruksi atau perintah, sehingga dalam struktur
organisasi kemungkinan mereka ditempatkan pada lapis atas (position of
authority) supaya perintah-perintahnya dilaksanakan sebagaimana
semestinya. Namun
demikian, sikap bawahan untuk menjalankan perintah banyak bergantung pada:
ü
Keabsahan
pimpinan dalam penyampaikan perintah.
ü
Kekuatan pimpinan dalam memberi sanksi.
ü
Kepercayaan bawahan terhadap atasan sebagai seorang
pemimpin sekaligus sebagai pribadi.
ü
Tingkat
kredibilitas pesan yang diterima bawahan.
b.
Berkaitan dengan pesan atau message. Pesan-pesan
regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan
membutuhkan kepastian peraturan-peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan
tidak boleh untuk dilaksanakan.
3.
Fungsi Persuasif
Dalam
mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa
hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak
pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi
perintah. Sebab pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan
akan menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.
4.
Fungsi
Integratif
Setiap
organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
dilaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi
formal seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (newsletter,
buletin) dan laporan kemajuan oraganisasi; juga saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antarpribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
0 komentar:
Posting Komentar